Ferramentas online que auxiliam o escritório de advocacia

Ferramentas online que auxiliam o escritório de advocacia

O uso de ferramentas no escritório de advocacia é muito indicado para otimizar a gestão de forma completa.

O uso de ferramentas no escritório de advocacia é muito indicado para otimizar a gestão de forma completa. Existem soluções voltadas para o gerenciamento de prazos e tarefas, o que organiza bastante os processos internos e a rotina.
Há, ainda, ferramentas que automatizam o fluxo de trabalho, dando mais tempo aos profissionais, que passam a se dedicar a tarefas mais estratégicas e relevantes para o escritório de advocacia.
Em outras palavras, as ferramentas online podem trazer um enorme ganho de produtividade e eficiência se utilizadas de maneira correta. Conheça algumas boas ferramentas para seu escritório de advocacia!

CRM

CRM ou Customer Relationship Management é um programa de gestão do relacionamento com clientes. A ferramenta é focada em organizar e analisar todo o contato que um cliente possui com determinada empresa, desde o momento em que ele demonstra interesse pelo serviço advocatício até o pós-venda, com as estratégias de fidelização.
Isso envolve, por exemplo, o primeiro atendimento ao cliente, as reuniões de acompanhamento e a cobrança de honorários.
Assim, em um escritório de advocacia, o usuário do CRM pode cadastrar clientes e centralizar suas informações em um só lugar, gerir as relações, analisar as interações, antecipar necessidades e prospectar novos clientes. E felizmente o CRM pode ser integrado ao software jurídico, caso o escritório de advocacia utilize tal ferramenta.

Sistemas em nuvem

Aproveitando o gancho da integração do CRM com o software jurídico, existem vários softwares que são sistemas baseados em nuvem. Bons softwares jurídicos, como o Lawyer Eleven, são essenciais para a boa gestão do escritório de advocacia, pois é capaz de organizar a rotina e os processos internos.
São inúmeras as funcionalidades de um bom sistema em nuvem, desde tarefas administrativas e operacionais (agenda, delegação de atividade e controle de prazos) até gestão financeira, de pessoas e de clientes.
E por que ter um software jurídico em nuvem? Porque esse sistema garante a segurança das suas informações e os profissionais podem acessá-lo de qualquer lugar, basta a conexão com a internet.

Slack

Se você tem problemas de comunicação entre suas equipes e dentro delas, o Slack pode ser uma das ferramentas online para otimizar seus trabalhos. Ele é capaz de unificar mensagens e possibilitar conversas rápidas privadas e em grupo, além de organizar o envio de documentos.
Ou seja, reúne em uma ferramenta as principais funções dos aplicativos de mensagens e dos e-mails.
Você pode configurar o Slack para conversar com determinado profissional (direct messages), com um grupo específico do escritório (channels) ou com todo o escritório (general).
E o melhor: o app pode ser acessado em seu site, mas está disponível para smartphones e computadores.

MasterDoc

Já pensou em gerenciar as tarefas internas do escritório de advocacia e os documentos trocados com seus clientes? O MasterDoc é a ferramenta capaz de otimizar o processo de entregas de documentos ao unificar sua forma de envio e seu recebimento. É, portanto, uma forma de gerenciar a informação.
Nas entregas pela internet, você pode configurar a ferramenta para enviar automaticamente e controlar se o cliente já visualizou o documento pelo protocolo de entrega.

Trello

Você já ouviu falar na metodologia Kanban, certo? O Trello é uma ferramenta online baseada neste método de gerenciamento de projetos. Ele é capaz de organizar todo o fluxo de trabalho do escritório por meio de quadros, listas e cartões.
As tarefas são organizadas em “pendentes”, “em execução” e “concluídas”. Assim que o profissional responsável começa a executar uma tarefa, por exemplo, ele arrasta o cartão para o quadro “em execução” e, quando terminá-la, para o quadro “concluídas”.
O gestor do escritório de advocacia é capaz de ver os responsáveis por cada tarefa, onde está o gargalo quando o fluxo trava, dentre outros insights. Por isso, o Trello é um grande aliado da produtividade.
Ferramentas de videoconferência para escritório de advocacia
Com a popularização do home office, muitos escritórios se viram obrigados a adaptar suas atividades para o ambiente digital. E isso inclui as reuniões com as equipes e com os clientes. Por isso, as ferramentas de videoconferência se tornaram indispensáveis para os escritórios.

São inúmeras as opções: Zoom Meetings, Skype, Microsoft Teams, Google Meet etc. A escolha se dará pela necessidade do escritório, que deve considerar o número de participantes simultâneos, o tempo de reunião e outros pontos. Há planos gratuitos e pagos.
As ferramentas online são capazes de otimizar os trabalhos dentro de um escritório de advocacia. Algumas delas já estão inseridas dentro dos softwares jurídicos, enquanto outras devem ser adotadas separadamente.

Qual delas você utiliza em seu escritório de advocacia?

Este artigo foi produzido pela Alkasoft para publicação no site da AB2L.