Gestão dos escritórios de advocacia na era digital

Pode parecer que uso de novas ferramentas dá mais trabalho, mas é justamente o contrário

A tecnologia que tem transformado setores como educação, saúde, telecomunicações também está provocando mudanças significativas no mundo jurídico. Nos EUA, grandes escritórios já se beneficiam da inteligência artificial do Ross, sistema desenvolvido com base no Watson, o supercomputador da IBM com tecnologia de computação cognitiva. Ou seja, à medida que é utilizado, o sistema se torna mais ágil e inteligente.

No Brasil, já há bancas de grande porte que adotam super-robôs, tornando o trabalho dos advogados cada vez mais estratégico e focado naquilo que gera valor aos negócios. E não são apenas os grandes que surfam a onda tecnológica. Ela passa, na verdade, por todo o mercado jurídico e chega, inclusive, aos advogados autônomos. Profissionais independentes e escritórios pequenos e médios também estão fazendo da tecnologia uma aliada, ao lançar mão de softwares de gestão. São soluções baseadas na nuvem que proporcionam a eles acesso a recursos computacionais antes restritos a grandes empresas.

Tratam-se de sistemas bem menos complexos que o Ross. Porém, adotá-los é o primeiro passo para que as pequenas sociedades de advogados se estruturem e cresçam até o patamar que as permita implementar doses de inteligência artificial.

Aplicar tecnologia na gestão vai muito além da simples automatização de tarefas. Ela traz uma dinâmica diferente à rotina de trabalho e exige uma mudança de comportamento, que envolve, necessariamente, uma nova maneira de pensar o negócio, gerir pessoas e atender os clientes.

Não é incomum nos depararmos com advogados que, ao implementarem um sistema de gestão no negócio, passam a rever os processos de trabalho com o intuito de buscar mais organização, produtividade e rentabilidade. E isso tudo com o envolvimento da equipe. Não importa se é um estagiário ou se são cinco pessoas no time. A proposta é promover um ambiente mais transparente e uma melhora nas relações.

Esses advogados gestores já entenderam que cada prazo deve ser tratado como um pequeno projeto, que conta com vários passos, como fazer cópias de documentos, elaborar e protocolar petição, pagar guia, além de um cronograma que prevê a realização de todas as tarefas distribuídas aos colaboradores.

São profissionais que reconhecem não só a necessidade de se adaptar à era digital como também a importância de integrar gestão de negócio à gestão de processos judiciais. Eles são, em geral, jovens da mesma geração de empreendedores que fundaram startups milionárias e tornaram-se celebridades no ambiente corporativo. Vide o caso do Mark Zuckerberg, do Facebook, e do brasileiro Romero Rodrigues, do Buscapé.

O fato é que o surgimento das startups acarretou uma abundância de inovação, principalmente, nos métodos de gestão dos negócios. Essas empresas se tornaram referência em novas técnicas e conceitos e estão exportando conhecimento a companhias tradicionais de diversos setores da economia, incluindo o jurídico.

Design thinking, Scrum (metodologia ágil para gestão e planejamento de projetos de software), OKR (método de definição e acompanhamento de metas), GTD (Getting Things Done), 1×1 (reunião de feedback) são apenas alguns exemplos de ferramentas que nasceram com as startups e estão inspirando os jovens advogados empreendedores.

Para chegar a esses métodos mais inovadores, os advogados já estão suportando seus negócios com ferramentas que possibilitam aplicar, no mínimo, conceitos básicos da administração de empresas, como planejar, executar, medir e redirecionar. E com tecnologia esse processo de evolução é tão viável quanto eficiente.

A aplicação de um recurso tecnológico simples, quando traz resultado rápido, deixa um gosto de quero mais. E, assim, a busca por outros mecanismos computacionais eficazes se torna incessante. Imagine um relatório gerado pelo sistema e que identifique os processos que estão sem movimentação por um determinado período. Combine essa informação com a atitude de um advogado gestor que, com alguns cliques, distribui tarefas internas e externas para que os processos sigam adiante e o escritório possa, então, ter incremento no faturamento do mês.

Outro exemplo que afeta diretamente a receita do escritório é a junção de um relatório de timesheet com a análise também de um advogado gestor. Independentemente da prática de cobrança de honorários, o documento auxilia na avaliação da rentabilidade dos contratos do escritório e, ainda, serve como guia para o aprimoramento do modelo de precificação dos serviços prestados.

Pode parecer que o uso de novas ferramentas dá mais trabalho, mas é justamente o contrário. Sistemas são inteligentes o suficiente para identificar padrões. Ou seja, basta explicar para ele uma única vez o passo a passo de um determinado prazo para que, quando houver outro prazo semelhante, o próprio software dispare as tarefas a serem realizadas pela equipe.

O que se vê neste novo cenário transformado pela tecnologia é uma integração não só de informações, mas também de atividades, de modo de agir e de pensar, levando os advogados a terem mais maturidade como gestores. O desfecho é a inovação, que resulta em melhor desempenho financeiro e operacional dos negócios do Direito e, consequentemente, do setor jurídico.

Por Antônio Gerassi Neto

Fonte: https://www.jota.info/artigos/gestao-dos-escritorios-de-advocacia-na-era-digital-07042017