O Departamento Jurídico e a arte de lidar com demandas urgentes

Publicação original JOTA, Grupo de Departamentos Jurídicos da AB2L.

Algumas ações para fazer a gestão de tempo e atender prioridades com execução de excelência em um futuro que já começou.

“Quando tudo é prioridade… Nada é prioridade”. Essa frase é atribuída ao professor Simon Fulleringer, mas poderia ser facilmente ter sido dita por qualquer gestor jurídico nos últimos tempos. O critério de priorização e de urgência pode ser subjetivo para muitos, mas não para o Jurídico. Saber padronizar demandas urgentes é uma habilidade essencial para manter a eficiência e entregas consistentes – e tempestivas – do time junto à organização.  

A capacidade de identificar e lidar com tarefas urgentes requer experiência e treinamento. Ter clareza sobre o que se requer atuação e atenção imediatas faz a diferença no dia a dia, não só na percepção do cliente interno como também na gestão de todas as atividades. Priorização constante revela falta de planejamento (seja do cliente ou do próprio time jurídico).

Como diferenciar a urgência de um atendimento ordinário, que deve ser tratado com a velocidade normal como qualquer outro pedido? Como estabelecer junto ao time uma avaliação criteriosa, dimensionando as consequências e os impactos caso o pedido prioritário não seja atendido?

Há quem diga que uma estratégia altamente recomendável seria utilizar a Matriz de Eisenhower. Essa ferramenta de gerenciamento de tempo leva esse nome em homenagem ao ex-presidente americano Dwight G. Eisenhower após sua famosa citação que, já naquela época revelava o aflito de quem lida com tarefas emergenciais o tempo todo: “Tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes.”

Essa abordagem de fato pode servir para fácil identificação sobre quais tarefas são urgentes e importantes, de modo que com a rápida assimilação, o gestor jurídico possa entender se deve delegar a tarefa, eliminá-la ou assumir sua atuação com prioridade, definindo ainda se são importantes ou não. Ter essa percepção pode fazer a diferença em um cenário de escassez de tempo e de pessoas para um rápido atendimento assertivo.

Há ainda que considerar o cenário de crise total, quando todas as demandas são urgentes e importantes. Qual seria a ordem de priorização? Faz sentido estabelecer uma lista, levando em conta os colaboradores e suas habilidades? Ou o correto é definir uma ordem por tempo de entrega?

A comunicação, nesse contexto, faz toda a diferença. É crucial informar as partes sobre as mudanças de prioridade, os impactos que pode ocorrer se a atividade ou a consulta não for entregue pelo Jurídico o quanto antes, qual é o melhor prazo que pode ser concedido e tudo mais o que puder ser coletado para que o trabalho da equipe seja realizado de forma produtiva e harmoniosa.

Pensando em cenários de “nervos à flor da pele”, sempre objetivando fazer do Jurídico um exemplo de Legal Experience, das conversas do encontro presencial promovido pelos Departamentos Jurídicos associados e convidados da AB2L – Associação Brasileira de Lawtechs e Legaltechs, compartilhamos as seguintes sete reflexões que podem ajudar os times a enfrentar os cenários de urgências e priorizações:

1. Divisão por skills: em um cenário atípico, dividir o time por habilidades pode ajudar a dar tração nas entregas estratégicas urgentes. Misturar profissionais mais analíticos com pessoas mais assertivas pode dar uma boa mistura.
2. Divisão por senioridade: demandas importantes demais (e que também são urgentes) certamente requerem pessoas mais experientes e preparadas para liderar a missão. Orientar os seniors a colocar a mão na massa e pedir revisão dos juniors é uma inversão de lógica que pode resultar em uma estratégia ágil e eficiente.
3. Prazo é compromisso: seja o prazo legal ou o acordado com o cliente interno… Com prazo não se brinca. O ideal é tratarmos todos com o mesmo rigor, mas entendemos que há exceções. Nunca contar o último dia como um período a ser contabilizado já inicia o comprometimento coletivo na briga contra o tempo.
4. Repetição que leva à previsilidade: reuniões recorrentes em períodos pré-acordados com os clientes facilita os FUPs constantes, diminuindo prioridades que “surgem do nada”, facilitando ainda que o Jurídico participe de projetos importantes desde a sua concepção.
5. Conversas inadiáveis: conversar sobre performance, carreira e desenvolvimento profissional não é algo que se pode esperar. Mesmo no meio da tempestade, recomenda-se reservar um tempo de qualidade para dar atenção especial ao time – sobretudo o que está sendo impactado com as demandas – de modo que o feedback possa ser dado em tempo real. Afinal, tudo é sobre pessoas.
6. Expertise técnica das firmas: contar com o apoio técnico dos escritórios é algo fundamental. Espera-se que o posicionamento dos tribunais, análise dos órgãos reguladores, possibilidades de defesa em caso de litígio, orientação doutrinária e insights nas estratégias sejam dados de forma objetiva. Ler quarenta ou cinquenta páginas para chegar a uma resposta não é algo que um Jurídico interno espera nesses momentos. O apoio dos parceiros nessa objetividade é fundamental para para a tomada de decisão rápida e assertiva.
7. Prazo, reputação e valor envolvido: esses três tópicos são importantes balizadores em momentos de crise. É prazo legal? Prioridade total. Há risco reputacional? Atenção máxima e criação de comitê de crise. Alto valor envolvido? Braços dados com o Financeiro para decisões mais acuradas.

Flexibilidade, compreensão, resiliência e adaptação. Essas soft skills não são tão exigidas à toda. Saber priorizar demandas requer a prática dessas habilidades de forma muito aprofundada. Ainda, saber como revisar e ajustar a lista de prioridades e tarefas urgentes garante uma atuação assertiva e de excelência.

No encontro, a Clarissa Kede, executiva do Globoplay e que já foi do jurídico interno da organização, compartilhou também com os advogados internos o que é hoje a sua visão de estar do lado dos clientes e de um dia já ter pertencendo ao Jurídico: “O ‘não’, sem dúvidas, é o caminho mais fácil. O advogado deve sentar junto e pensar a solução. Advogado que tem medo do risco não inova. Tem que sentar e construir o melhor caminho juntos”.

Saber lidar com esses obstáculos é um desafio diário. Ao dominar com maestria, certamente a equipe pode ser destacada como um time focado, centrado nas tarefas mais importantes e que garante que os resultados sejam alcançados de forma sustentável, não só para o Jurídico, como para toda a organização.

Assinam este artigo em nome do Grupo DEPJUR-AB2L:

Alessandra Misquey

Alessandro Maurício Januário Ribeiro

Aline William Guimarães

Amanda Nachard

Ana Carolina Queiroz

Ana Flávia Christofoletti de Toledo

Ana Paula Munhoz Correa Securato

Angela Cristina Souza da Silveira Ferreira

Barbara Regina Menezes de Faria

Bárbara Teruel

Beatriz Martinez Mendes Coelho

Bianca Sabioni Boechat Zwirman

Bruna Beltrame Perina

Bruno Feigelson

Camila Machado El-Huaiek de Araujo

Camilla Soares da Silva

Carla Moreira Candido

Carolina Dias Veiga

Caroline Reginatto

Cristina Nunes

Daniel da Silva Marques

Diana Andrada

Eduarda Naar

Ellen Oliveira

Evelyn Ferreira de Oliveira

Evelyn Medeiros

Felipe Abrantes Maciel

Fernanda de Oliveira Lopes

Fernanda França Ferreira Inglez

Fernanda Lessa Barreto de Freitas

Filipe Rodrigues 

Gabriela Rahal De Albuquerque

Gabrielle Da Silva Vieira

Gustavo Surerus

Isabela Amorim

Isaias Trajano Tenorio

Jaqueline Lima de Oliveira Louchard

Juliana Cristina Guberte

Juliana Maria Eduardo Marinho

Juliana Martins

Juliana Sfoggia 

Julianna Nascimento Testoni

Larissa Marques

Leonardo Rangel

Lígia Campos Loureiro

Lívia Carolina da Silva Ferreira

Livia de Castro Juannes

Lorena Matz

Luciana Pimenta Rodrigues

Luciana Santos Costa Espindola

Luciano Dequech

Lucimére Oliveira Balthar

Maria Eduarda Dib

Maria Paula de Andrade Banholi Vieira

Mariana Coimbra Gaspar

Matheus Duarte Moreira

Monique Guimarães

Nátila Oliveira

Paulo Samico

Priscila Campos de Almeida Felix

Rafael Machado da Conceição

Rafael Menin Soriano

Raíssa Rodrigues Senra Benjamim

Ramon Bouzo

Raquel Morgado Gomes Guarnieri

Raquel Silva

Renata Ivo

Sabrina Ferrari

Samara Pessanha Vinhosa

Stefany Lorena

Sue Ellen Lai Pitta

Tayná dos Passos Carneiro

Thiago Luiz Ferreira

Vanessa Marcondes

Vinicius do Carmo Loureiro

Vitor Goulart Lomba

GRUPO DE DEPARTAMENTOS JURÍDICOS DA AB2L – (DEPJUR-AB2L)