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Fundada em 1890, a Associação Comercial do Paraná é a principal organização parceira do comércio no Paraná e oferece serviços e benefícios para mais de 30 mil associados.
A ACP sempre caracterizou-se por sua tradição e conservadorismo, no entanto, atualmente, vem passando por um processo de verdadeira transformação digital em todos os âmbitos da corporação. Um marco para sua história.
Muito desta transformação iniciou-se em 2017, quando a Contraktor tornou-se parceira oficial de tecnologia jurídica da associação, modificando e atualizando todos os processos de gestão de contratos da companhia para o ambiente digital. O resultado desse trabalho foi a construção de um verdadeiro case de sucesso.
A organização sempre possuiu um grande volume de demandas na área jurídica. Essas demandas tornaram a atividade de gestão de contratos um desafio. Consequentemente, a organização de contratos, o processo para coletar assinaturas, os custos com impressão e controlar os prazos de contratos, viraram um problema. Não existia um processo eficiente de organização dos documentos que proporcionasse uma visão macro da organização do setor.
As assinaturas eram manuais, a organização dos documentos realizada em arquivos físicos. Os custos com impressão exorbitantes, e os custos com deslocamento para coletar assinaturas, maiores ainda.
Então o desafio da empresa era encontrar uma solução que ajudasse de modo geral na gestão completa dos contratos, reduzindo os custos e melhorando todo processo. Ou seja, o cenário apontava a necessidade de uma ferramenta que oferecesse mais do que assinatura digital.
Com a Contraktor, a ACP transformou todo seu processo de gestão manual para gestão digital de documentos. Esse fato se concretizou pela metodologia de gestão oferecida pela startup, que atende as necessidades de gestão completa de documentos. A partir da implementação da plataforma, os processos foram revistos e readequados com as novas oportunidades de melhoria de performance.
Com a Contraktor, todos os documentos passaram a ser gerenciados em um único ponto de contato. Facilitando o acesso a identificação dos arquivos. Além do mais, foi possível mapear o status de cada negociação. Considerando a utilização do recurso de tarefas como afirma Adriana Milla, analista de contratos da ACP:
“Consigo identificar quem e quando fez o que, em cada tarefa […] e a partir das notificações da tarefa, eu dou sequência, ou não, nos outros momentos dos contratos”.
Outro ponto de melhoria, foi a utilização do recurso de assinatura digital, com e sem certificado.
“Com o uso da Contraktor observamos vários pontos de economia […] muitas vezes pensamos na economia financeira, de fato, conseguimos reduzir entre 80 a 90% dos custos de deslocamento, mas a maior economia é na agilidade e no tempo”. Adriana Milla.
Veja como a Adriana, analista de contratos da ACP utiliza a plataforma no dia a dia garantindo a redução de custo e economia do setor jurídico:
Clique no link para assistir o vídeo >> //www.youtube.com/watch?v=zI-b1hZMap4
No canal da Contraktor, no Youtube, serão publicados outros conteúdos sobre o case de sucesso. Inscreva-se e acompanhe!
Por: Gabriela Andrade e Édipo Sen
Fonte: Contraktor
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