A gestão de contratos é ainda um grande desafio para as empresas. Muitas desconhecem o ciclo de vida de um contrato ou ferramentas de KPIs. Elas não contam com um fluxo de trabalho bem definido, nem mesmo uma solução para o controle e a atualização de documentos jurídicos.
De acordo com a Agência Nacional de Gestores de Contratos (ANGC), cerca de 90% das empresas ainda utilizam apenas o e-mail para gerir seus documentos. Em 75% delas, nenhuma metodologia é utilizada.
Com o apoio da tecnologia em cada um destes processos, porém, será possível dar mais agilidade e eficiência à gestão de contratos e demais documentações jurídicas. Veja como:
Aplicação do CLM (Contract Lifecycle Management)
É essencial que toda a equipe envolvida conheça o ciclo de vida dos contratos.
É através dessa técnica de gestão de contratos que serão definidas questões como o draft do contrato (estrutura preliminar e informações básicas), a negociação (em que se definem as obrigações e atribuições de cada parte), o armazenamento (especialmente em meio eletrônico) e os ajustes ou renegociações (relacionados à legislação ou alteração da contratação).
Manualmente, todo este processo acaba se tornando moroso. Muitas vezes, os prazos definidos ou planejados para cada fase não são cumpridos. Aqui a tecnologia entra como uma ferramenta de apoio, deixando de lado os processos antes definidos apenas em papel.
O armazenamento — especialmente na nuvem — é outra vantagem da tecnologia aplicada ao CLM, já que evita perdas de materiais e mantém um histórico completo das documentações e de cada etapa do ciclo de vida do contrato.
Definição do fluxo de trabalho
Ao adotar uma solução específica para a gestão de contratos, fica mais fácil para a companhia definir responsáveis por cada processo, bem como a rotina a ser adotada.
Aprovações, revisões e prazos podem ser definidos dentro do sistema e atribuídos aos responsáveis. Isso garante que os prazos serão cumpridos, já que há mais clareza no fluxo e concentração do trabalho em uma única plataforma.
Com um sistema de gestão de contratos, é possível ainda mensurar e acompanhar melhor o Acordo de Nível de Serviço (SLA).
Nesse tipo de contrato, cada etapa é bem desenhada, e tanto cliente como fornecedor têm maior clareza delas. Gerenciar os SLAs é fundamental, e com a tecnologia fica mais fácil medir os indicadores de performance e reduzir riscos, atrasos ou outras questões que precisem ser tratadas com antecedência.
Controle de KPIs para a gestão de contratos
Os indicadores de performance da área da gestão de contratos irão apoiar os gestores na tomada de decisões para a melhoria do trabalho.
Métricas como eficiência no ciclo de vida do contrato e compliance em relação à segurança dos dados precisam fazer parte da rotina. É importante lembrar que os KPIs estão relacionados a um número e um prazo, por isso é preciso contar com dados confiáveis para a mensuração do trabalho.
Mais uma vez, um sistema para gestão de contratos será o suporte ideal. Ele trará informações sobre todas as etapas dos documentos jurídicos, atribuídas a cada colaborador envolvido.
Otimização do espaço de armazenamento
Seja em ambiente físico ou mesmo no e-mail, as documentações acabam ocupando espaço ou se perdem.
Neste caso, a tecnologia, através de sistemas na nuvem, mantém os materiais em ambiente seguro, com fácil acesso.
Alinhamento de toda a equipe
Quando a gestão de contratos ocorre em um local que não é dedicado a esse trabalho, ou mesmo de forma física, há uma grande chance de que versões diferentes estejam tramitando. Isso reduz a segurança dos documentos, bem como a agilidade na execução das etapas.
Um sistema dedicado a este trabalho traz mais clareza em relação a versões, além de indicação de responsáveis por cada etapa, acabando com este problema.
Segurança das informações
Não dá para negar que um grande desafio na gestão de documentos jurídicos é garantir dados bem guardados e segurança das informações — especialmente as sigilosas.
A tecnologia irá apoiar sua empresa a criar um processo de acesso muito mais claro. Apenas quem realmente pode acessar determinados arquivos contará com login, por exemplo, para entrar em um ambiente online.
Outro benefício é que um sistema de gestão de contratos pode ser configurado de acordo com a necessidade da empresa. O gestor pode definir o perfil dos acessos, liberando apenas as informações necessárias para cada etapa.
Relacionamento com o cliente
Esta é uma situação crítica na gestão de contratos e merece total atenção. Não deixe de utilizar a tecnologia a seu favor para poder acompanhar melhor o cumprimento dos contratos assinados, bem como cada uma das cláusulas contidas nele.
Com uma gestão eficiente de contratos e o apoio da tecnologia, é possível realizar não só uma avaliação permanente da performance da equipe como também mitigar riscos para evitar problemas futuros. É também uma segurança para que toda a equipe esteja alinhada em relação às últimas negociações e cláusulas estabelecidas.
Ao adotar, por exemplo, uma solução exclusiva para a gestão de contratos, os envolvidos conseguem aplicar de forma otimizada e bem direcionada processos de feedback com clientes, fornecedores e parceiros, para então melhorar o trabalho como um todo.
Neste processo, a melhoria contínua é o maior ganho para a sua empresa. Com uma gestão eficaz, um fluxo bem definido, métricas estabelecidas e a tecnologia a seu favor, será possível garantir mais produtividade e eficiência para o negócio.
Por Adriana Bombassaro
Fonte: https://www.lexmachinae.com/2018/10/02/tecnologia-gestao-contratos-empresa/
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