O fim do software Jurídico

Vinícius Marques, CEO da EasyJur, coloca suas previsões a respeito do futuro da tecnologia jurídica no Brasil
Publicado em
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Imagem: Reprodução

Texto original de Vinícius Marques, publicado no Linkedin

Minha previsão é que nos próximos anos faremos o Software Jurídico desaparecer completamente no Brasil.

Pra quem não sabe, Softwares e sistemas jurídicos são aqueles utilizados para gerenciar todos os processos operacionais e gerenciais de um escritório de advocacia ou departamento jurídico de uma empresa, como o controle de prazos, audiências e processos judiciais, demandas extrajudiciais, contratos, honorários, diligências, etc., e fazer esse tipo de sistema jurídico desaparecer é uma visão que, mais cedo ou mais tarde, será seguida por todos os fornecedores de sistemas jurídicos, ao menos os que não estão parados no tempo. 

Portanto, é justo você entender que esse texto é um manifesto que traz a visão presente e futura do Software Jurídico em nuvem, na minha opinião enquanto CEO da EasyJur, LegalTech que se consolidou como a pioneira no desenvolvimento de soluções inovadoras para a área jurídica no Brasil.

O lado bom de um escritório de advocacia, de qualquer porte ou área do direito, adotar um software jurídico é ganhar maior visibilidade de toda esteira operacional e gerencial da produção jurídica no seu dia a dia, conseguindo com isso otimizar as demandas jurídicas como prazos, audiências, elaboração de petições e contratos, recebimento de honorários, levantamento de alvarás, e no final obter a segurança para não perder nenhum prazo e a performance necessária para crescer cada vez mais. 

Na prática, qualquer advogado ou advogada que pense em crescer na carreira, precisa da organização que se obtém com um sistema jurídico especializado, ainda mais quando estamos no Brasil, que é conhecidamente um dos países com o sistema judicial mais complexo e burocrático do mundo.

Mas por outro lado, nenhum advogado ou advogada gosta de duas coisas nos software jurídicos atuais: o custo para implantar, migrar os dados de maneira fidedigna e a trabalheira insana para mantê-lo atualizado ao longo do tempo. O alto custo para a implantação, infelizmente, é percebido quando a empresa cai na armadilha de recorrer aos tradicionais fornecedores de sistemas jurídicos de 20 anos atrás, que possuem tecnologias ultrapassadas, monolíticas e difíceis de usar, fazendo com que os advogados executem tarefas manuais e repetitivas, com baixíssimo valor intelectual agregado, e quando oferecem automações é sempre necessário contratar especialistas pós graduados em Harvard e no MIT, tornando o treinamento dos operadores do direito longo e doloroso, arrastando todo processo de implantação por meses, contando apenas com a sorte para que se consiga qualquer ganho positivo de todo esse investimento de tempo e dinheiro.

Esses fornecedores tradicionais e antiquados de sistemas jurídicos são os que chamo carinhosamente de Dinossauros, pois são grandes, pesados, engessados em suas funcionalidades limitadas, pensadas para o mundo jurídico de anos atrás, invariavelmente caros, e de alto custo de manutenção, e mesmo adotando em seu discurso de marketing antiquado que são sistemas online e de baixo custo, não conseguem esconder sua real natureza obsoleta e de péssima relação custo versus benefícios. 

Para entender isso mais claramente, basta imaginar o que acontece ao alocar um advogado da geração atual, que já nasceu no mundo digital e móvel, na frente de uma tela de um computador dos anos 90. É simples: ele odeia, pois esse profissional vê o mundo de outra forma. E com o avanço da tecnologia em diversas áreas, não entendo por que os sistemas jurídicos precisam ser tão feios e complicados de utilizar na prática. 

O fato é que, de verdade, não precisa. E se você é atualmente cliente desse tipo de software jurídico, provavelmente esse texto daqui pra frente vai soar como uma utopia inatingível, mas garanto que já é algo bem real para os clientes EasyJur.

A armadilha de custo e design já foi superada por uma nova geração de software de gestão jurídica, criado nativamente na nuvem, e que consegue transformar aqueles 12 meses de implantação dolorosa, requerida pelos velhos dinossauros, em 15 dias ou menos. Mas e sobre o segundo problema? Eu sei que é depois de implantado o novo sistema jurídico no escritório de advocacia que se percebe a trabalheira insana para manter os dados e processos atualizados e, principalmente, relatórios confiáveis.

E é exatamente aí que começa a verdadeira revolução: acabar com aquela sensação que o você trabalha para o sistema jurídico ao invés do sistema jurídico trabalhar para você; fazer o software jurídico eliminar as atividades repetitivas e analógicas, adicionalmente expandir e extrair os benefícios da automação transparente das rotinas manuais. E como se faz isso na prática?

Aqui está o que estamos desenvolvendo para alcançar a extinção do ultrapassado software jurídico:

1 – Acabar com a necessidade de acesso descentralizado aos mais diversos sistemas dos tribunais para ler as intimações e andamentos processuais, e isso é um desafio muito, mas muito difícil mesmo, que infelizmente ultrapassa o período de implantação do software jurídico. Nós estamos em um país que possui 27 estados, com os mais diversos sistemas dos tribunais como PJE, Projudi, eSaj, entre outros que não fazem o menor sentido. E além disso, temos os tribunais superiores e federais que também possuem seus próprios sistemas. Um verdadeiro caos na estrutura judicial do país, que apesar do avanço da tecnologia utilizada para audiências remotas e do peticionamento eletrônico, no final esses caos ainda é multiplicado por 10, devido ao grande estoque de cerca de 80 milhões de processos ativos em tramitação, tornando os ritos processuais cada vez mais lentos e burocráticos, atrasando o acesso da nossa população à justiça.

O primeiro passo aqui é amenizar o problema, centralizando a carteira de processos judiciais e administrativos em um único software jurídico que integre a captura automática de intimações e andamentos independentemente do sistema do tribunal. Resolvido isso, o passo seguinte é não ter que fazer nenhuma ação humana para abrir o prazo e direcionar a providência cabível de acordo com o contexto e fase processual, ou seja, o próprio sistema jurídico conhece as jurisprudências e milhões de regras processuais como o Novo Código de Processo Civil, a reforma trabalhista, legislações tributárias e suas exceções, identifica qual o procedimento necessário, como uma contestação ou um agravo de instrumento, com a contagem do prazo fatal correto e jurisprudências atualizadas. Pode parecer um sonho, mas que está virando realidade com o uso da inteligência artificial (IA). Já temos na EasyJur a primeira versão disso funcionando no mundo real, e esse é só o começo. Temos que enxergar a tecnologia como sendo o contrapeso do famoso “peso Brasil”, e usá-la ao máximo para tornar o ambiente jurídico mais simples e justo.

2 – Acabar com toda e qualquer inserção manual de dados. É sério, todo mundo odeia ficar digitando e conferindo as coisas, e independente disso, é aqui que se perde a confiabilidade da informação. Enquanto tivermos seres humanos digitando dados, teremos erros, simples assim. Mas mudar isso é uma tarefa longa… Vamos lá então, a primeira coisa a ser banida são os cadastros básicos, por exemplo, de clientes e processos judiciais. Nada mais chato do que cadastrar um cliente no sistema e se deparar com uma tela super complexa com 200 campos para serem preenchidos. Isso já tem solução para ser feito de forma automatizada, pois desenvolvemos integrações com centenas de sistemas dos tribunais, que a partir do número do processo, nome do advogado ou nome das partes no processo capturam todas informações públicas do processo como capa, partes e os andamentos, bem como as intimações sem ocorrer a abertura do prazo. Outra automação é que ao entrar com o número do CNPJ ocorre a captura de todas as informações da empresa, consolidando diversas fontes de dados públicos, inclusive os processos judiciais no âmbito nacional. 

Ainda falta acabar com o input manual daquelas despesas recorrentes, como telefonia, energia elétrica, água, gás, Internet, TV a cabo, etc. A solução é a automação total, sendo assim o próximo passo é a integração da maioria dessas concessionárias de serviços públicos com a plataforma EasyJur, pois temos que ser simplesmente “sem limites” nessa missão. 

Simplificando a configuração fiscal e tributária e com o input automatizado das receitas já somos capazes de fazer grande parte do trabalho manual do backoffice financeiro, o que é um avanço muito significativo para a redução de custos e aumento da confiabilidade, mas ainda falta muita coisa.

3 – Bancos, meios de pagamentos, serviços financeiros e a plataforma EasyJur devem se fundir numa única plataforma como serviço (PaaS – Plataform as a Service). Vamos imaginar um processo bem real e comum no dia a dia dos escritórios de advocacia: o financeiro precisa fechar o caixa no positivo e cuidar da saúde financeira do negócio jurídico, olha só a trabalheira:

O responsável pelo financeiro acessa o sistema jurídico<>financeiro, verifica se possui caixa para liquidar as despesas, mas descobre que não possui dinheiro suficiente para pagar todas as contas do mês… Faz algumas ligações para clientes inadimplentes, mesmo assim não consegue sucesso para garantir o caixa financeiro necessário e, finalmente, descobre que há alguns processos que patrocinam com alvarás disponíveis para saque que estão vinculados a honorários de ad-exitum, porém os advogados se esqueceram de lançar a movimentação no sistema e solicitar que o financeiro faça o saque do mesmo.

Mas com a confirmação interna dos colegas advogados, o usuário do financeiro lança no sistema o registro do recebimento dos honorários. Em seguida, muda para aba do site do banco, faz login, cadastra as despesas e horas depois consegue finalizar todos os pagamentos. 

Mas a maratona não acabou: no dia seguinte, acessa novamente o site do banco e gera o extrato bancário para conciliar, checando se o alvará realmente foi creditado e se a programação do fluxo caixa positivo realmente aconteceu, e confere ainda se a conciliação bancária bate com a conciliação bancária programada no dia anterior. Cansou só de ler até aqui né?

Agora vamos imaginar uma outra realidade, na qual o sistema automaticamente captura todas as notas faturadas contra o CNPJ do escritório de advocacia e as confere em lote com o provisionamento financeiro e com o orçamento mensal ou anual, deixando o pagamento programado, caso esteja tudo certo. 

Como nesse novo mundo a plataforma EasyJur e os serviços financeiros e bancários funcionam de forma integrada e transparente, os lançamentos financeiros de despesas e receitas podem ser executados sem nenhuma ação manual humana, restando apenas um processo único de aprovação enviado para o responsável que possui alçada para tal.

Conciliação bancária posterior? Não existe, pois o extrato que vemos na tela da plataforma EasyJur é o próprio extrato bancário, registrado e conciliado de maneira completamente automatizada, sem chances de erros ou adulterações. E como ninguém digitou absolutamente nada, não existem possibilidades de erros humanos e ninguém perde horas com isso. 

O algoritmo da plataforma EasyJur classifica contábil e fiscalmente todo o faturamento, novamente sem precisar de ninguém fazendo esse trabalho braçal.

A plataforma EasyJur será o novo Internet Banking!

4 – O advogado deve atuar na exceção e não na regra. Por mais óbvio que isso pareça, não é como a maioria dos sistemas jurídicos se comportam. Veja o exemplo dessa rotina que é muito comum: 

Normalmente alguns dos seus clientes te pagam, outros não. Para saber, o usuário concilia os registros do banco do dia anterior, emite um relatório no sistema jurídico tradicional para listar quem não pagou e manda um e-mail, WhatsApp ou faz uma ligação para cobrar. Uma rotina diária e repetitiva, e se essa pessoa responsável pelo financeiro, que muitas vezes acaba sendo um dos sócios da banca, esquecer de um passo, ficar sobrecarregado com prazos e audiências ou simplesmente ficar doente, nada mais vai dar certo e tudo pode entrar em colapso total.

Agora imagine um cenário onde a plataforma jurídica e financeira é próprio o banco, e portanto a plataforma já sabe, em tempo real, quem te pagou e quem não te pagou, manda as mensagens cobrando os inadimplentes e depois de algumas tentativas avisa o usuário: “Ei, melhor você falar com os clientes A e B pois eles não pagaram mesmo depois de duas mensagens de cobrança”. Entendeu a diferença de produtividade e segurança? 

Agora imagina isso multiplicado por todas as interações rotineiras entre a área financeira, plataforma jurídica, bancos, clientes, advogados e fornecedores? Você vai ter uma ideia da quantidade de erros que podem ser evitados, do tempo desperdiçado com sistemas jurídicos antigos que não seguem esse conceito e, principalmente, do quanto de dinheiro você está deixando na mesa.

5 Análises gerenciais devem evoluir com o uso do Big Data Analytics: é comum ouvirmos que a capacidade do ser humano deve ser utilizada mais em ações estratégicas, intelectuais e no relacionamento com clientes do que em tarefas repetitivas. Até aqui estamos de acordo, mas talvez possamos ir além e expandir a capacidade de análise do operador do direito com o uso de Legal Analytics.

Como tudo, fica mais fácil de entender com um exemplo prático: imagine um caso em que o advogado se depara com a seguinte situação: 

“Aqui no meu escritório o custo da área contencioso civil é equivalente a 20% da receita líquida do escritório, e estamos 35% melhores agora do que no mesmo período do ano passado”.

Essa informação pode parecer simplista à primeira vista, entretanto é algo que não pode ser extraído da maioria dos softwares jurídicos, até mesmo pelo contrário, esses sistemas antiquados geralmente apresentam uma informação que pode até parecer positiva, mas ela é estritamente operacional e não reflete de maneira clara qual a relação de causa e efeito que gerou o resultado 35% melhor no período.

Mas vamos ver como seria esse exemplo com o uso do Legal Analytics: “O custo da área contenciosa civil atual é de 20% da receita líquida. Melhoramos 35%, porém em outros escritórios de advocacia do mesmo porte e segmento, a média de custo da mesma área não passa de 15% da receita líquida”, ou seja, ganhamos a visão de que ainda há muito espaço para melhorar a performance da equipe jurídica. 

Percebeu a diferença? Big Data Analytics e estatísticas do mercado jurídico trazem uma visão mais holística e estratégica que podem demonstrar onde você já é bom e as oportunidades de crescimento, afinal sempre há espaço para inovar e se destacar no mercado.

Conclusão 

Quando olhamos o potencial que a tecnologia atual pode trazer para ajudar o sucesso dos advogados e alavancar os escritórios de advocacia, percebemos que a computação em nuvem é apenas o primeiro passo. E veja bem, estou falando de soluções nativas em nuvem como a plataforma EasyJur, da nova geração, que possuem muito mais do que apenas um design moderno e de fácil usabilidade, possuem também uma arquitetura moderna, chamada de “multi-tenant”, que precisa ser segura e estável, ponto importantíssimo nesses tempos onde ataques e vazamentos de dados são constantes por aí. Quanto aos softwares jurídicos antiquados, que apenas são hospedados em servidores remotos na internet… sinto muito, mas não deram sequer o primeiro passo, e estão no mínimo 8 anos atrás neste jogo.

Uma vez que estamos em nuvem, o passo seguinte e mais importante é transformar o sistema de gestão jurídico na plataforma que suportará todo o ecossistema no qual o operador do direito está no centro, ou seja, tal plataforma como a EasyJur será a supervia da informação que conecta em tempo real os advogados e advogadas aos seus clientes, tribunais, parceiros, bancos, contadores e governos, e na qual todos compartilham uma versão única dos dados, e podem usá-los para ganhar produtividade, além de construir os melhores caminhos para o crescimento e desenvolvimento econômico em busca da justiça para nossa sociedade.

Quanto mais os sistemas de gestão jurídica se aproximarem do conceito de uma plataforma que implementa essa supervia de informação, mais ele vai desaparecer da vista do usuário como ferramenta transacional. O sistema jurídico não vai mais estar em lugar nenhum, e ao mesmo tempo estará em todo o lugar, otimizando o ser humano: fazendo o trabalho que antes era do advogado, e apenas o alertando quando algo está fora dos parâmetros.

Imagine que em uma equipe jurídica entre 20 advogados, paralegais e estagiários, em que com a implementação deste novo mindset de visão de futuro, no qual é possível aumentar a produtividade do time em 30% em apenas 06 meses. Por exemplo, se a remuneração média mensal do time for de R$4.000.00, estamos falando de uma economia de, aproximadamente, R$288.000,00 em apenas 12 meses.

E se projetarmos esse resultado para os próximos 10 anos, estamos falando de milhões de reais, não é mesmo? E se essa mesma banca jurídica atender com mais qualidade na produção jurídica 50% mais clientes, eliminar os casos na raiz e reduzir a quantidade de processos que tramitam na justiça antes mesmo deles serem judicializados? Ocorrerá um ganho exponencial para nossa sociedade e uma vida mais justa para todos, e o advogado é o stakeholder para sintetizar esse novo olhar, e com isso gerar e capturar cada vez mais valor no mercado.

A mudança de paradigma é essa: até agora, os programadores dos antigos sistemas jurídicos pensavam assim: “como faço para o usuário executar essa transação da forma mais simples possível?”. Hoje em dia, essa forma de pensar e desenvolver soluções de tecnologia é coisa do passado. 

A nova forma de pensar e agir é “como eu faço para que o usuário não tenha que executar essa tarefa”. E eu sei que muito dessa visão de um software jurídico inteligente e uma plataforma cada vez mais autônoma ainda está sendo criada em seus primeiros passos, mas enfim, quando você sabe como nós da EasyJur pensamos, você sabe o que esperar durante a sua jornada em conjunto, e fica muito mais fácil escolher na companhia de quem você quer estar e fazer parte da construção desse novo ecossistema, hiperconectado pela supervia da informação e potencializando as relações humanas.

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