Como melhorar a gestão de processos com análises de dados?

O conceito de decisões baseadas em dados está cada vez mais sólido nas organizações, com isso é possível melhorar significativa mente a gestão de processos, aumentando a produtividade e principalmente os resultados.

Como você sabe, caro leitor, nós da upLexis possuímos expertise em alguns seguimentos de mercado e esse blogpost irá abordar processos e dados fundamentais para o nosso público.

Para você ir se familiarizando, abaixo listo alguns artigos podem te ajudar a entender o assunto abordado aqui:

• Como instituições de crédito podem conhecer melhor os seus clientes.
• Por que usar data mining na sua gestão de compliance?
• Como o departamento pessoal da sua empresa pode utilizar data mining?

Melhorar a gestão de processos não é uma tarefa fácil, é necessário a contribuição de todos os indivíduos envolvidos, seja em qualquer parte da pirâmide.

O pensamento precisa ser um só entre as partes!

Vamos imaginar:

Qual o objetivo do compliance dentro de uma organização?

É estruturar processos no qual a empresa esteja em conformidade com leis e órgãos reguladores, ok?

Agora, vamos pensar em quais informações são fundamentais para que eu consiga mensurar o impacto da minha área de compliance no desenvolvimento organizacional.

• É conhecer melhor os clientes, parceiros, fornecedores e funcionário?
• É atualizar periodicamente a nossa base de dados?
• Precisamos estruturar um canal interno de denúncias anônimas?

Essas 3 questões são o nosso norte para entendermos quais informações precisamos ter para implementar melhorias continuas na gestão de processos.

Tudo começa com o planejamento

Não temos como melhorar algo se desconhecemos os nossos objetivos. É fundamental saber onde se quer chegar para identificar o que deve ser aprimorado.

Como o planejamento nos ajuda a analisar melhor o cenário e compreender o que precisa ser mudado?

O planejamento irá nos ajudar a entender:

• Realidade atual do negócio;
• Quais caminhos devem ser avaliados;
• Construir diferenciais;
• Reavaliar periodicamente os processos destinados pelo plano.

Sabemos também, que o planejamento de uma empresa é divido em 3 níveis:

• Estratégico;
• Tático;
• Operacional.

Vamos levar esse conceito para o cenário do compliance em uma empresa.

Recomendamos a leitura: 15 dicas de como tomar decisões empresariais.

Planejamento de compliance

1# Objetivo estratégico

• Desenvolver uma cultura de conformidade forte na empresa.

2# Objetivo tático

• Implementar um código de ética e conduta.
• Desenvolver uma política de controles internos.
• Aplicar a gestão da cadeia de relacionamentos da empresa.

3#Indicadores chaves

• Efetividade do código de ética.
• Status da aplicação de controles internos.
• Tamanho da base de dados da cadeia de relacionamentos.

4# Métricas de avaliação

• Cumprimento do código de ética.
• Áreas que estão aplicando controles internos.
• Base de dados dos fornecedores.
• Base de dados dos parceiros.
• Base de dados dos clientes.
• Base de dados dos funcionários.

Afinal, quais são as principais atividades desenvolvidas pelo compliance?

• Desenvolvimento de políticas internas.
• Estruturação de controles internos.
• Aplicação de auditorias periódicas.
• Estruturar processo de acordo com leis e regulamentações.
• Governança corporativa.
• Segurança da informação.
• Aplicação de procedimentos padrões.
• Desenvolvimento de canais de denúncias.
• Entre outros.

O compliance é responsável por desenvolver diversas atividades que estão interligadas com os vários departamentos de uma empresa.

Sua missão? Manter a ordem e integridade como fator essencial na cultura organizacional.

Como podemos utilizar dados para melhorar os processos organizacionais?

Muitos departamentos acreditam que para melhorar a sua gestão de processos é fundamental utilizar a análise de dados.

Um profissional de compliance, que é nosso exemplo, possui uma visão de negócio, porém, não pode limitar-se apenas ao compliance, precisa ter sua visão voltada para o negócio em geral!

O primeiro ponto que podemos explorar aqui é o gerenciamento da cadeia de fornecedores.

Como definir se faz sentido trabalhar com um determinado tipo de fornecedor?

Chamamos esse processo de decisão de know your supplier (KYS). Neste processo é inserido diversos critérios que juntos formarão uma informação.

A informação formada irá influenciar o nosso processo de decisão.

Quais dados precisamos nos atentar?

• Situação cadastral da empresa.
• Situação do Quadro Societário (Quem faz parte?).
• Portfólio de clientes e serviços.
• Pessoas e empresas relacionadas.
• Entre outras.

Recomendamos a leitura: Conheça a importância da prática de KYC.

Agora que sabemos os dados que devemos voltar a nossa atenção, onde iremos encontra-los? Como procura-los?

O mercado atual possui diversas soluções de data mining, essas empresas geralmente são parceiras de outras empresas que possuem uma base de dados com essas informações.

A tecnologia pode ser uma grande aliada na melhoria da gestão de processos e, em sua maioria, é a responsável por fornecer as informações essências para analises internas.

Quais pontos que a tecnologia pode me ajudar a melhorar a gestão de processos da minha área?

• Otimização de tempo.
• Aumento da produtividade.
• Redução de custo.

Sempre é importante avaliar quais desafios o seu departamento enfrenta na hora de desenvolver um projeto.

No caso do compliance, como estávamos estudando, é fundamental ter acesso rápido a informação para poder tomar uma decisão correta no menor tempo possível.

A análise de dados começa na cultura da empresa

Tomar decisões baseadas em dados não é algo que simplesmente se faz. Estamos ainda saindo daquela cultura das decisões tomadas em cima de intuições.

Para melhorar a gestão de processos, decisões baseadas em intuição não fazem o menor sentido, seja para um profissional de compliance ou, até mesmo um profissional vendas.

É fundamental que a alta gestão dissemine o pensamento das decisões baseadas na análise de dados.

Conclusão

Melhorar processos é fundamental para aumentar os resultados e manter a produtividade da equipe, porém, mudar algo apenas pelo fato de não gostar, não é uma decisão inteligente.

Procure sempre explorar os dados, planeje seus objetivos, defina sua métricas e indicadoresde desempenho e busque as decisões baseadas em analises consistentes.

Espero ter conseguido transmitir para você a importâncias de analisar os dados para melhorar a sua gestão de processos.

Aproveite para baixar o nosso ebook sobre como realizar uma coleta de dados eficiente. Ele certamente te ajudará na busca pela informação essencial para suas decisões.

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